Le Comité de Projet
Chaque projet de transformation est un parcours du combattant, qui exige un engagement constant et soutenu. Entre les premières recherches immobilières et le transfert vers un nouveau site, il peut s’écouler entre plusieurs mois et plusieurs années selon la taille du projet.
Le Comité de Projet, quel que soit sa dénomination exacte, sera pendant toute la durée du projet sa colonne vertébrale. Sa composition est donc essentielle. Ayant vocation à traiter de sujets transverses, il devra a minima intégrer les fonctions suivantes : Ressources Humaines/Relations sociales, Informatique, Achats, DET/Services Généraux.
Les opérateurs désignés pour la conception puis les travaux des aménagements seront bien entendu représentés au Comité et pourront utilement en assurer le secrétariat. Les AMO – Assistants à Maîtrise d’Ouvrage – éventuels seront également conviés lorsd de phases les concernant.
Dans le choix des participants internes à l’entreprise, privilégier des cadres opérationnels confirmés qui bénéficient d’une vraie délégation dans leur domaine. Si le comité sollicitera bien la validation ou l’arbitrage préalable de la Direction Générale ou du Comité de Pilotage lors des principaux jalons du projet, de nombreuses micro décisions devront être actées en Comité pour ne pas retarder le projet.
Pour pallier les inévitables absences, on prévoira d’emblée des « titulaires » et des « suppléants ». Tous devront être tenus à la confidentialité la plus stricte, en particulier durant les premières phases du projet.
Si la présence de chaque fonction est obligatoire pour toutes les réunions, la durée de présence pourra varier en fonction du stade d’avancement du projet. Un secrétaire désigné organisera l’ordre du jour de manière à libérer les fonctions peu sollicitées
Les prestataires externes
Quelle que soit la complexité du projet, l’exécution sera nécessairement confiée à des professionnels. Sauf pour quelques lots particuliers gérés en interne (par exemple le réseau wifi, le matériel informatique), il s’agira de prestataires extérieurs : agent ou conseil immobilier pour la recherche du nouveau site, architecte-aménageur qui assurera la conception des aménagements et éventuellement la maîtrise d’oeuvre des travaux (en qualité de contractant général le cas échéant), cabinet d’avocat pour le bail et les contrats…
Selon les codes de gouvernance de votre entreprise et le budget du projet, la désignation de ces professionnels pourra se faire sur la base d’une consultation menée en amont du projet.
On observe souvent que les opérateurs retenus de leur ordre de mission initial pour assurer, directement ou via leurs sous-traitants, des lots de services complémentaires, comme par exemple le stockage ou la fourniture de mobilier, le transfert, la remise en état, la sûreté et le contrôle d’accès, le vidage et la remise en état des anciens locaux.
Etendre ainsi le périmètre initial des prestations peut s’avérer moins sûr et plus coûteux que si l’entreprise s’adressait directement à un spécialiste dont c’est le métier.
Pour autant il est parfaitement légitime pour le chef de projet de ne pas souhaiter coordonner une armée de prestataires en « électrons libres », pour économiser quelques milliers d’euros sur un projet de x millions.
Tout est affaire d’appréciation par rapport aux risques d’exécution d’une part, et aux imbrications éventuelles avec les autres opérateurs du projet d’autre part.
Quel que soit l’opérateur retenu, s’agissant de prestations hors budget de maîtrise d’œuvre ou de contractant général et donc a priori moins bien maîtrisées, assurez-vous a minima que :
- L’expression des besoins a été correctement documentée, avec pour les sujets techniques l’assistance d’un AMO (assistant à maîtrise d’ouvrage) spécialisé ,
- Les limites de prestations sont clairement établies (qui fait quoi?),
- L’opérateur retenu disposera de la surface financière, des moyens et de la compétence technique nécessaires aux prestations confiées, acquis dans des projets comparables au vôtre. Vérifiez la réalité de ses dires en contactant ses références,
- Le maître d’oeuvre pourra être tenu responsable en cas d’inexécution, de retard ou de malfaçons (sauf en cas de sollicitation directe par votre entreprise).
Et rappelez-vous qu’en matière immobilière, le nerf de la guerre c’est l’anticipation !