Dans la gestion d’un projet de transformation, il faut cheminer en permanence sur une ligne de crête entre anticipation et adaptation, autrement dit réagir rapidement sans pour autant céder à la précipitation sous la pression.
S’il doit rester naturellement « focus » sur les délais (et notamment les échéances des baux) et les budgets, le chef de projet doit aussi savoir prendre le temps nécessaire pour aménager les indispensables échanges, informations, consultations et validations avec les parties prenantes du projet : Directions, management, instances représentatives du personnel.
Or ces échanges sont souvent laborieux et itératifs. Ils peuvent retarder significativement le démarrage des phases suivantes.
Comment éviter le faux pas dans l’abîme avec d’un côté le dérapage du projet, de l’autre la frustration de ses acteurs ?
- Faire preuve d’exigence et de pragmatisme pour enjamber obstacles et retards, mais aussi d’humilité face au principe de réalité, en restant à l’écoute des signaux faibles du terrain, à commencer par les réactions des membres du comité de projet.
- Prendre de larges marges de sécurité dans la construction des plannings pour laisser le temps nécessaire aux inévitables itérations.
- Associer les collaborateurs au projet est évidemment essentiel. Prendre le temps de leur dire ce que l’on fait, et veiller à faire ce que l’on a dit, et ce même si l’on estime avoir déjà tout dit… et veiller à mener des actions de communication régulières.
L’étude approfondie des besoins menée en amont du projet ne dispense pas d’un temps presque équivalent à passer sur la conduite du changement. A cet égard, le lien avec le management intermédiaire dit « de proximité » y joue un rôle essentiel et pourra être utilement être sollicité bien en amont des travaux d’aménagement, de même que le dialogue avec les IRP.
L’organisation et la préparation de ces échanges doivent être planifiées avec soin et représentent, selon l’ampleur de la transformation et la culture de management interne, une charge potentiellement significative pour l’équipe projet. Elles pourront nécessiter le renfort de professionnels extérieurs, suffisamment aguerris et proches du dossier pour exprimer toutes les nuances nécessaires.