Sécuriser un projet immobilier de transformation est une vaste question, car ces projets comportent de manière inhérente de nombreux risques, tels que l’interruption d’exploitation, la santé et la sécurité au travail, les risques éthiques etc…
Nous allons nous concentrer ici sur les dérapages dûs au manque d’anticipation, malheureusement fréquents dans les entreprises de taille intermédiaire, car les porteurs de projet sont en général fortement sollicités par leur fonction principale et manquent d’expérience sur des projets de transformation immobilière.
Ils sous-estiment l’ampleur des tâches qui les attendent, et sont bien souvent déjà accaparés au moment où ils sont sollicités par des projets parallèles (une transformation en entraînant bien souvent une autre…).
Or, l’expérience montre que la conduite de ce type de projet peut être extrêmement chronophage. Même lorsqu’un solide comité de projet a été constitué, ses membres doivent faire face à leurs autres missions et ne disposent en réalité que d’un temps limité pour gérer de nouvelles thématiques complexes et imbriquées, telles que la revue des contrats (baux, contractant général, assurances…), la maîtrise d’ouvrage des travaux, la conduite du changement, la communication interne, les consultations des IRP…
Il peut en résulter des décisions tardives ou injustifiées, qui entraînent à leur tour des retards et des surcoûts .
Voici 5 conseils généraux dictés par l’expérience, à adapter en fonction de la taille du projet et de la culture de votre entreprise :
- Désignez très tôt votre Comité de Projet et programmez des réunions hebdomadaires de courte durée (1h à 1h30), avec un ODJ communiqué en amont, et diffusion de compte-rendu. Communiquez largement sur sa composition.
- Insistez sur la responsabilité du chef de projet, qui devra rendre compte régulièrement à la Direction de l’avancement global du projet sur les plans juridique, financier, social, technique (conception, travaux, transferts) et éviter ainsi l’effet tunnel classique.
- Phasez et documentez soigneusement les phases de recueil des besoins et la conduite du changement : les imprécisions ou les omissions risquent de coûter cher à la sortie
- Même si leur rôle est essentiel, évitez de laisser « les clés du camion » à vos prestataires, et ce quelle que soit la thématique (immobilier, conception, travaux, conduite du changement).
- Impliquez en amont les instances représentatives du personnel et embarquez dès que possible les managers de proximité dans le projet.
Pour éviter de faire l’impasse au moment critique sur un sujet important, une ressource externe supplémentaire au sein du Comité de Projet peut s’avérer très utile pour pallier une compétence manquante dans l’équipe.
Il n’y a pas de miracles : tout ce qui n’aura pas été anticipé correctement dans votre projet a toutes les chances de mal se passer !